In het bedrijfsleven zijn eerste indrukken belangrijk. Je wilt dat potentiële klanten en bestaande klanten je zien als een professional die geloofwaardig en betrouwbaar is. Een manier om dat te doen, is door een professioneel e-mailadres te hebben dat je bedrijfsnaam gebruikt, in plaats van een gratis e-mailservice zoals Gmail of Hotmail. Niet overtuigd? Hier zijn vijf redenen waarom je een zakelijk e-mailadres zou moeten gebruiken. Vijf redenen om een zakelijk e-mailadres te gebruiken
1. Professioneel
Het creëert een professioneel imago
Zoals we al zeiden, creëert het gebruik van een professioneel e-mailadres een meer gepolijst beeld voor je bedrijf. Een e mail als jannie_paardjes94@hotmail.com komt niet over als een account dat bij een echt bedrijf hoort. Stuur je een e mail met de domeinnaam van je internetprovider dan kunnen mensen ook een vertekend beeld krijgen.
Een eigen e mailadres van jouw eigen domeinnaam laat zien dat je serieus bent over je werk en dat je bereid bent om te investeren in je bedrijf. Dit kan een lange weg gaan in het opbouwen van vertrouwen bij potentiële klanten.
Bovendien is het heel makkelijk om extra e mailadressen aan te maken voor nieuwe gebruikers. Handig als je een info e mail wilt hebben of als er een medewerker of collega bijkomt.
2. Herkenbaar
Het maakt het gemakkelijk voor klanten om je online te vinden
Wanneer klanten online naar jouw bedrijf zoeken, zullen ze waarschijnlijk naar jouw bedrijfsnaam zoeken. Als jouw e-mailadres de bedrijfsnaam gebruikt als domeinnaam, is het voor hen gemakkelijker om je te vinden en contact met je op te nemen. Aan de andere kant, als ze naar jouw bedrijf zoeken en geen e-mailadres kunnen vinden dat overeenkomt, kunnen ze achterdochtig worden over jouw legitimiteit.
3. Georganiseerd
Het helpt persoonlijke en professionele e-mails gescheiden te houden
We weten allemaal hoe moeilijk het kan zijn om persoonlijke en professionele e-mails bij te houden als ze allemaal in dezelfde inbox zitten. Wanneer je een apart e-mailaccount voor je werk gebruikt, is het veel gemakkelijker om georganiseerd te blijven en belangrijke deadlines en communicatie bij te houden. Bovendien geeft het je gemoedsrust, wetende dat je niet per ongeluk een persoonlijke e-mail naar een klant stuurt of omgekeerd.
4. Gemakkelijk
Het maakt het gemakkelijk om je e-mailadres op te geven aan contactpersonen of instanties.
Als je een gratis e maildienst zoals Gmail of Hotmail gebruikt, heb je waarschijnlijk een vrij lang e-mailadres (bijvoorbeeld janjansen12345@outlook.com). Dit kan het voor mensen omslachtig maken om uit te typen of te onthouden wanneer ze contact met je willen opnemen. Aan de andere kant, als je een kort en eenvoudig zakelijk e-mailadres hebt (bijvoorbeeld jan@jansen.nl), zullen mensen het veel eerder onthouden en contact met je opnemen wanneer dat nodig is. Bovendien kun je zelf kiezen wat jij voor de @ wilt hebben. Kies alleen je voornaam, initialen of je hele naam. Bij een gratis e mailadres zijn deze simpele opties vaak al vergeven.
5. Veiligheid
Een zakelijke e mail geeft meer controle over je e-mailaccount
Wanneer je een professioneel e-mailadres hebt, heb je ook meer controle over de beveiliging van je account en wie er toegang toe heeft. Met een gratis e-maildienst kan iedereen een account maken met elke gewenste naam, inclusief die van jou! Het e mail adres janjansen12345@gmail.com, lijkt natuurlijk veel op janjanssen12345@gmail.com. Dit maakt het gemakkelijk voor bedriegers om nepaccounts te maken in een poging om mensen op te lichten of zich online voor te doen als jou.
Wanneer je een professionele e-mailservice in gebruik neemt, ben je er zeker van dat alleen mensen met geverifieerde identiteiten een account kunnen maken met jouw bedrijfsnaam. Als iemand zich bijvoorbeeld online voordoet als jou met een nep gmail account, weten mensen dat ze hen niet kunnen vertrouwen omdat de e-mail niet overeenkomt met jouw legitieme bedrijfsdomeinnaam.
Een inkomende mail met als extensie gmail of hotmail kan bovendien makkelijker als spam worden gemarkeerd in een mailbox.
Jouw zakelijke mailbox van je nieuwe e mailadres kun je overigens makkelijk beheren met bijvoorbeeld Microsoft Outlook of Mozilla Thunderbird. En ook op je smartphone kun je deze eenvoudig installeren op het mailprogramma.
Conclusie
Een professioneel e-mailadres is een must-have voor elk bedrijf dat serieus genomen wil worden door zijn potentiële klanten en bestaande klanten. Het zorgt er niet alleen voor dat je er geloofwaardiger uitziet, maar het is ook een gemakkelijke manier om je merkidentiteit te promoten. En wanneer je een gerenommeerde e-mailhostingservice kiest, ben je er zeker van dat je gegevens veilig zijn tegen hackers en cybercriminelen. Dus als je nog geen zakelijk e-mailadres hebt, is dit het moment om er een te nemen!